Een onoverzichtelijke stapel post in een doos – de omslagen vaak nog ongeopend… Een mailbox vol onbehandelde inkomende facturen… Geen overzicht over de betaling van uitgaande facturen… Klinkt dat herkenbaar? Dan ben je niet alleen. Veel (solo-)ondernemers ervaren hun administratie als een vechten tegen de bierkaai. En ze denken dat het sowieso een verloren strijd is.

Hoe dat komt? Eigenlijk houden ze zich niet graag met administratie bezig. Het is een noodzakelijk kwaad bij het runnen van hun zaak. Ze beginnen er gewoon niet aan omdat er geen tijd voor is, omdat ze andere prioriteiten hebben, en soms gewoon omdat de goesting ontbreekt.

Freelance office manager to the rescue?

Helaas kan je niet buiten je administratie. Maar hoe los je dat dan op? De logische stap lijkt uitbesteden aan een freelance office manager. Zoek een admin-wizzard die het hele boeltje overneemt en nog met de glimlach ook. Iemand die warmloopt voor het inboeken van facturen en het ordenen van documenten. Iemand die daar talent voor heeft.

Een goed idee? Ja, maar… Je administratie uitbesteden is pas zinvol als het over voldoende werk gaat én over recurrent werk. Is dat niet het geval, dan riskeer je de tijd die je aan je administratie besteedde door te brengen met het uitleggen aan de freelancer of virtual assistant. Geen verbetering dus én een extra factuur te betalen. 

Digitaal en efficiënt werken

Vaak levert het veel meer op als je inzet op efficiënt en – waar mogelijk – digitaal werken. Ook standaardiseren kan je veel tijd besparen.

Wat bedoelen we dan concreet? Je kan elke week een beperkte tijdsframe voorzien om je administratie bij te werken. Zo kan je geconcentreerder werken, besteed je minder tijd aan je administratie én ben je er niet voortdurend mee bezig. Facturatie (en eventueel ook offertes) kan je digitaliseren. Je kan daarvoor gratis of niet al te dure online tools gebruiken. Een uitgebreid CRM-systeem is niet voor iedereen zinvol. Bij standaardiseren denken we aan standaardoffertes, standaardmails, standaardbrieven. Vuistregel is dat zodra je een tekst regelmatig schrijft, je er beter een template van maakt.

Werk je al efficiënt en digitaal en heb je oog voor standaardiseren, maar blijf je te veel tijd besteden aan je administratie? Dan is het waarschijnlijk wel een goed idee om de stap naar uitbesteden te zetten!

Meer lezen?

In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve processen van cruciaal belang. Niet enkel voor het behalen van succes en het stimuleren van groei. Het creëert overzicht en rust voor jou, ondernemer. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen van een gestroomlijnde zakelijke administratie.

• Tijdsbesparing: Een efficiënt administratief proces bespaart kostbare tijd. Door overbodige stappen te elimineren en workflows te optimaliseren, kan jij of je team zich richten op belangrijkere taken. Dit leidt tot een verbeterde productiviteit en geeft ruimte om je te concentreren op strategische doelen en groei-initiatieven.

• Kostenreductie: Het optimaliseren van administratieve processen gaat hand in hand met kostenreductie. Minder stappen zetten, minder fouten maken of tijdrovende oplossingen bedenken leidt tot lagere operationele kosten. Bovendien kan het gebruik van geautomatiseerde tools en software de behoefte aan manuele tussenkomst verminderen, wat op lange termijn financiële voordelen oplevert.

• Verbeterde nauwkeurigheid: Een gestroomlijnde zakelijke administratie vermindert het risico op fouten. Het gebruik van de juiste software minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van gegevensinvoer en rapportage. Dit is vooral cruciaal bij financiële administratie, waar precisie essentieel is.

• Snellere besluitvorming: Met real-time toegang tot accurate informatie kunnen ondernemers zoals jij beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dit is van onschatbare waarde in een zakelijke omgeving.

• Verbeterde klantenservice: Een gestroomlijnde administratie betekent ook dat klantgerichte processen effectiever worden beheerd. Klantenvragen kunnen sneller worden afgehandeld, facturatie verloopt vlotter en klanttevredenheid neemt toe. Dit draagt bij aan het behoud van bestaande klanten en het aantrekken van nieuwe.

• Compliance en risicobeheer: Goed georganiseerde administratieve processen dragen bij aan naleving van wet- en regelgeving. Een geoptimaliseerde administratie zorgt ervoor dat alle processen in lijn zijn met de geldende regelgeving.

Door te streven naar een gestroomlijnde zakelijke administratie, leg je de basis voor duurzaam succes en groei in het competitieve KMO-landschap. Een administratief bedrijfsproces opzetten, in kaart brengen of bijsturen noemen wij ‘Workflow Design’. We pluggen daarvoor tijdelijk in als procesbegeleider in je organisatie.

We laten het liever niet klinken als ‘consultancy’ en we zijn al zeker niet vertrokken voor een lang en duur traject. We zijn met stip op één pragmatisch: gericht op praktische resultaten en effectiviteit. Hoe vaak kregen we al niet het compliment: ‘Bedankt om ons administratief proces zo overzichtelijk in kaart te brengen, we kunnen weer verder. Wij blij natuurlijk 🙂