Een onoverzichtelijke stapel post in een doos – de omslagen vaak nog ongeopend… Een mailbox vol onbehandelde inkomende facturen… Geen overzicht over de betaling van uitgaande facturen… Klinkt dat herkenbaar? Dan ben je niet alleen. Veel (solo-)ondernemers ervaren hun administratie als een vechten tegen de bierkaai. En ze denken dat het sowieso een verloren strijd is.

Hoe dat komt? Eigenlijk houden ze zich niet graag met administratie bezig. Het is een noodzakelijk kwaad bij het runnen van hun zaak. Ze beginnen er gewoon niet aan omdat er geen tijd voor is, omdat ze andere prioriteiten hebben, en soms gewoon omdat de goesting ontbreekt.

Freelance office manager to the rescue?

Helaas kan je niet buiten je administratie. Maar hoe los je dat dan op? De logische stap lijkt uitbesteden aan een freelance office manager. Zoek een admin-wizzard die het hele boeltje overneemt en nog met de glimlach ook. Iemand die warmloopt voor het inboeken van facturen en het ordenen van documenten. Iemand die daar talent voor heeft.

Een goed idee? Ja, maar… Je administratie uitbesteden is pas zinvol als het over voldoende werk gaat én over recurrent werk. Is dat niet het geval, dan riskeer je de tijd die je aan je administratie besteedde door te brengen met het uitleggen aan de freelancer of virtual assistant. Geen verbetering dus én een extra factuur te betalen. 

Digitaal en efficiënt werken

Vaak levert het veel meer op als je inzet op efficiënt en – waar mogelijk – digitaal werken. Ook standaardiseren kan je veel tijd besparen.

Wat bedoelen we dan concreet? Je kan elke week een beperkte tijdsframe voorzien om je administratie bij te werken. Zo kan je geconcentreerder werken, besteed je minder tijd aan je administratie én ben je er niet voortdurend mee bezig. Facturatie (en eventueel ook offertes) kan je digitaliseren. Je kan daarvoor gratis of niet al te dure online tools gebruiken. Een uitgebreid CRM-systeem is niet voor iedereen zinvol. Bij standaardiseren denken we aan standaardoffertes, standaardmails, standaardbrieven. Vuistregel is dat zodra je een tekst regelmatig schrijft, je er beter een template van maakt.

Werk je al efficiënt en digitaal en heb je oog voor standaardiseren, maar blijf je te veel tijd besteden aan je administratie? Dan is het waarschijnlijk wel een goed idee om de stap naar uitbesteden te zetten!

Meer lezen?