Modern communiceren is snel communiceren. Dat geldt voor communiceren met klanten, samenwerken aan een project, je contacten onderhouden en afspraken maken. Hoe beter de manier van communiceren op elkaar is afgestemd, hoe efficiënter en effectiever de samenwerking.

Je hebt de termen vast al zien passeren: synchroon en asychroon communiceren.
Maar wat houdt dat precies in en hoe ga je ermee aan de slag?

Synchrone Communicatie

Synchrone communicatie is realtime communicatie. Er is een liverelatie nodig. Dat betekent dat beide partijen tegelijkertijd beschikbaar moeten zijn. Bellen is een klassiek voorbeeld van synchrone communicatie. Je verwacht een onmiddellijke reactie van de persoon aan de andere kant van de lijn. Ook videocalls zijn geweldig om face-to-face interactie te hebben, zelfs als de deelnemers zich op verschillende locaties bevinden.

Do’s & Don’ts  voor synchrone communicatie:

• Gebruik synchrone communicatie voor dringende zaken waarbij onmiddellijke feedback essentieel is.
• Zorg voor een geschikte omgeving en tijd voor de communicatie om afleiding te minimaliseren.
• Vermijd synchrone communicatie voor niet dringende zaken. Het kan anderen storen en hun productiviteit beïnvloeden.

Asynchrone Communicatie

Asynchrone communicatie is niet realtime. In plaats daarvan kunnen deelnemers berichten achterlaten die later worden gelezen en beantwoord. E-mails zijn een voorbeeld van asynchrone communicatie. Je kan ze verzenden wanneer het jou uitkomt, en de ontvanger kan ze lezen en beantwoorden wanneer het past. Ook chatberichten (via bv. Slack en WhatsApp) ondersteunen asynchrone communicatie. Deelnemers kunnen berichten achterlaten en later reageren.

Do’s & Don’ts voor asynchrone communicatie:

• Gebruik asynchrone communicatie voor niet dringende zaken en wanneer de beschikbaarheid van de deelnemers verschilt.
• Houd berichten beknopt en duidelijk.
• Vermijd het gebruik van asynchrone communicatie voor noodgevallen of situaties waarbij onmiddellijke actie vereist is.

De Kunst van het Kiezen

Kiezen voor synchrone of asynchrone communicatie is een vaardigheid. De keuze hangt af van de aard van de boodschap en de beschikbaarheid van de betrokkenen. Met deze handvatten maak je de juiste keuze:

• Overweeg de urgentie: Is een onmiddellijke reactie noodzakelijk, of kan het even wachten?
• Respecteer elkaars tijd: Houd rekening met het tijdsverschil en de beschikbaarheid van degenen met wie je communiceert.
• Combineer beide: Vaak is een combinatie van synchrone en asynchrone communicatie de sleutel tot effectieve samenwerking. Gebruik bijvoorbeeld een snelle chat om een vergadering in te plannen.
• Maak afspraken met het hele team: hoe communiceren jullie en via welke kanalen? Stem ook de verwachtingen op elkaar af als het gaat over reactiesnelheid.

In een professionele werkomgeving van flexibel en hybride werken is het begrijpen en toepassen van synchrone en asynchrone communicatie essentieel. De juiste communicatiemethode kiezen in verschillende situaties kan de efficiëntie, productiviteit en effectiviteit van individuen en teams aanzienlijk verhogen. Onthoud daarom de do’s en don’ts en pas ze toe om je communicatievaardigheden naar een hoger niveau te tillen en om beter te kunnen samenwerken met anderen!

Meer lezen?

Of bel ons op, we luisteren!