Modern communiceren is snel communiceren. Dat geldt voor communiceren met klanten, samenwerken aan een project, je contacten onderhouden en afspraken maken. Hoe beter de manier van communiceren op elkaar is afgestemd, hoe efficiënter en effectiever de samenwerking.

Je hebt de termen vast al zien passeren: synchroon en asychroon communiceren.
Maar wat houdt dat precies in en hoe ga je ermee aan de slag?

Synchrone Communicatie

Synchrone communicatie is realtime communicatie. Er is een liverelatie nodig. Dat betekent dat beide partijen tegelijkertijd beschikbaar moeten zijn. Bellen is een klassiek voorbeeld van synchrone communicatie. Je verwacht een onmiddellijke reactie van de persoon aan de andere kant van de lijn. Ook videocalls zijn geweldig om face-to-face interactie te hebben, zelfs als de deelnemers zich op verschillende locaties bevinden.

Do’s & Don’ts  voor synchrone communicatie:

• Gebruik synchrone communicatie voor dringende zaken waarbij onmiddellijke feedback essentieel is.
• Zorg voor een geschikte omgeving en tijd voor de communicatie om afleiding te minimaliseren.
• Vermijd synchrone communicatie voor niet dringende zaken. Het kan anderen storen en hun productiviteit beïnvloeden.

Asynchrone Communicatie

Asynchrone communicatie is niet realtime. In plaats daarvan kunnen deelnemers berichten achterlaten die later worden gelezen en beantwoord. E-mails zijn een voorbeeld van asynchrone communicatie. Je kan ze verzenden wanneer het jou uitkomt, en de ontvanger kan ze lezen en beantwoorden wanneer het past. Ook chatberichten (via bv. Slack en WhatsApp) ondersteunen asynchrone communicatie. Deelnemers kunnen berichten achterlaten en later reageren.

Do’s & Don’ts voor asynchrone communicatie:

• Gebruik asynchrone communicatie voor niet dringende zaken en wanneer de beschikbaarheid van de deelnemers verschilt.
• Houd berichten beknopt en duidelijk.
• Vermijd het gebruik van asynchrone communicatie voor noodgevallen of situaties waarbij onmiddellijke actie vereist is.

De Kunst van het Kiezen

Kiezen voor synchrone of asynchrone communicatie is een vaardigheid. De keuze hangt af van de aard van de boodschap en de beschikbaarheid van de betrokkenen. Met deze handvatten maak je de juiste keuze:

• Overweeg de urgentie: Is een onmiddellijke reactie noodzakelijk, of kan het even wachten?
• Respecteer elkaars tijd: Houd rekening met het tijdsverschil en de beschikbaarheid van degenen met wie je communiceert.
• Combineer beide: Vaak is een combinatie van synchrone en asynchrone communicatie de sleutel tot effectieve samenwerking. Gebruik bijvoorbeeld een snelle chat om een vergadering in te plannen.
• Maak afspraken met het hele team: hoe communiceren jullie en via welke kanalen? Stem ook de verwachtingen op elkaar af als het gaat over reactiesnelheid.

In een professionele werkomgeving van flexibel en hybride werken is het begrijpen en toepassen van synchrone en asynchrone communicatie essentieel. De juiste communicatiemethode kiezen in verschillende situaties kan de efficiëntie, productiviteit en effectiviteit van individuen en teams aanzienlijk verhogen. Onthoud daarom de do’s en don’ts en pas ze toe om je communicatievaardigheden naar een hoger niveau te tillen en om beter te kunnen samenwerken met anderen!

Meer lezen?

In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve processen van cruciaal belang. Niet enkel voor het behalen van succes en het stimuleren van groei. Het creëert overzicht en rust voor jou, ondernemer. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen van een gestroomlijnde zakelijke administratie.

• Tijdsbesparing: Een efficiënt administratief proces bespaart kostbare tijd. Door overbodige stappen te elimineren en workflows te optimaliseren, kan jij of je team zich richten op belangrijkere taken. Dit leidt tot een verbeterde productiviteit en geeft ruimte om je te concentreren op strategische doelen en groei-initiatieven.

• Kostenreductie: Het optimaliseren van administratieve processen gaat hand in hand met kostenreductie. Minder stappen zetten, minder fouten maken of tijdrovende oplossingen bedenken leidt tot lagere operationele kosten. Bovendien kan het gebruik van geautomatiseerde tools en software de behoefte aan manuele tussenkomst verminderen, wat op lange termijn financiële voordelen oplevert.

• Verbeterde nauwkeurigheid: Een gestroomlijnde zakelijke administratie vermindert het risico op fouten. Het gebruik van de juiste software minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van gegevensinvoer en rapportage. Dit is vooral cruciaal bij financiële administratie, waar precisie essentieel is.

• Snellere besluitvorming: Met real-time toegang tot accurate informatie kunnen ondernemers zoals jij beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dit is van onschatbare waarde in een zakelijke omgeving.

• Verbeterde klantenservice: Een gestroomlijnde administratie betekent ook dat klantgerichte processen effectiever worden beheerd. Klantenvragen kunnen sneller worden afgehandeld, facturatie verloopt vlotter en klanttevredenheid neemt toe. Dit draagt bij aan het behoud van bestaande klanten en het aantrekken van nieuwe.

• Compliance en risicobeheer: Goed georganiseerde administratieve processen dragen bij aan naleving van wet- en regelgeving. Een geoptimaliseerde administratie zorgt ervoor dat alle processen in lijn zijn met de geldende regelgeving.

Door te streven naar een gestroomlijnde zakelijke administratie, leg je de basis voor duurzaam succes en groei in het competitieve KMO-landschap. Een administratief bedrijfsproces opzetten, in kaart brengen of bijsturen noemen wij ‘Workflow Design’. We pluggen daarvoor tijdelijk in als procesbegeleider in je organisatie.

We laten het liever niet klinken als ‘consultancy’ en we zijn al zeker niet vertrokken voor een lang en duur traject. We zijn met stip op één pragmatisch: gericht op praktische resultaten en effectiviteit. Hoe vaak kregen we al niet het compliment: ‘Bedankt om ons administratief proces zo overzichtelijk in kaart te brengen, we kunnen weer verder. Wij blij natuurlijk 🙂

Of bel ons op, we luisteren!