Laten we er even vanuit gaan dat je een drukbezette zaakvoerder, medewerkers of freelancer bent.
Het is niet eenvoudig om baas te zijn, en te blijven, over je eigen agenda. De to do’s stapelen zich op, je hebt verschillende projecten lopen en ziet even door het bos de bomen niet meer.
Gelukkig is er Stephen Covey!
Covey creëerde een allereenvoudigst hulpmiddel om dat wat op je bord ligt te slim in te delen: de prioriteiten-matrix. In een handomdraai geschetst om te beslissen met welke taak je start.
Teken 2 assen en verdeel deze in 4 kwadranten.
- De horizontale as gaat van niet belangrijk naar héél belangrijk.
- De verticale as gaat van niet-urgent naar héél urgent.
Neem nu je to do-lijst bij de hand en geef al je to do’s een plaatsje in één van de 4 kwadranten.
Enkele voorbeelden:
- Niet-belangrijk en niet-urgent: een willekeurig You-Tube filmpje bekijken
- Niet-belangrijk, wel urgent: denk aan bepaalde telefoontjes, mails, vergaderingen
- Belangrijk, maar niet urgent : een marketeer die zijn social media posts moet klaarzetten
- Belangrijk én urgent: de oplevering van een vertaling die vandaag door de klant wordt verwacht
Kwadrant 1: Belangrijk én urgent
Het mag duidelijk zijn dat de taken die in het vak belangrijk én urgent als eerste worden uitgevoerd☺. Het zijn brandjes die geblust moeten worden, acute problemen die om een oplossing vragen en andere zaken die niet kunnen wachten.
Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet urgent
Om baas te worden over je eigen tijd is het de bedoeling om op termijn zoveel mogelijk in het tweede kwadrant te plaatsen. Hierin komen taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Je belangrijkste focus dus. Dit kwadrant maakt het mogelijk om te plannen en je eigen agenda de baas te zijn.
Tip 1: Je kan dit kwadrant als een ‘blok’ tijd in je agenda plaatsen en dit vullen in de loop van de week.
Kwadrant 3: Niet belangrijk maar wel urgent
In het derde kwadrant ben je iets aan het doen wat voor jou niet belangrijk is, maar wel urgent. Meestal is het urgent voor iemand anders! Je wordt bijvoorbeeld gestoord door mensen met vragen of de telefoon die gaat. Als je niet oplet en er teveel taken in kwadrant 3 zitten ben je vooral voor een ander bezig in plaats van voor jezelf.
Tip 2: tracht de urgentie van de opdracht in overleg te bepalen. Je krijgt zo de kans de opdracht naar het tweede kwadrant te verplaatsen. Hierdoor kan je het inplannen in je agenda.
Kwadrant 4: Niet-belangrijk en niet-urgent
De zaken die je in het vierde kwadrant hebt geplaatst zijn taken die weinig met je werk hebben te maken. Het zijn tijdverspillers als surfen en eindeloos doorklikken op internet, snel nog even kijken of iemand op facebook zijn status heeft ge-update etc. Blijf er zoveel mogelijk van weg tijdens je werkuren. Ze staan je productiviteit aardig in de weg.
Tot slot
Deze timemanagement-matrix is natuurlijk geen sluitende oplossing om steeds je tijd en opdrachten de baas te zijn. Een georganiseerde persoonlijkheid heeft geen model nodig en een chaoot zal snel terug buiten Covey’s lijnen lopen. Het is vooral een aanzet om zicht te krijgen op wat er op je bord ligt en waar je mee aan de slag kan gaan als je het even niet meer weet.