Meterslange lijsten kan ik je bezorgen over de beste, snelste, eenvoudigste tools die je professionele bestaan kunnen opleuken. Maar zie jij dan nog het bos door de bomen of word je overspoeld door de veelheid aan mogelijkheden en weet je niet met welke tool eerst te starten?

Geen nood. Ik hou het vandaag op drie must-have tools. De echte basics!

Met die drie tools cover je al heel wat van je dagdagelijkse bezigheden. Het zijn er drie die je werk meetbaar maken, vanuit de cloud bereikbaar én de losse eindjes aan elkaar knopen.

1. Meten is weten

Eén van de eerste tools die je best eens inschakelt is een tool voor tijdsregistratie.

“Moet ik dan met een chronometer werken en steeds op start en stop klikken?”
In het begin lijkt het daar wel een beetje op, ja. Maar nadat je dit een hele tijd hebt volgehouden ontvouwt zich een schat aan informatie over je werk. Beslis voor je gaat registreren wàt je wil meten. Dit hoeft geen definitieve keuze te zijn. Je kan dit altijd wijzigen of bijsturen.

Bijvoorbeeld:
Ik wil voor iedere opdracht mijn exacte werktijd in kaart brengen.
Ik wil tijd registreren voor het soort werk dat ik doe (denk aan uitvoering van marketingtaken, administratie, prospectie, etc.)

Als je dit even volhoudt krijg je een realistisch beeld over je workload. Zo ontdek je bijvoorbeeld dat die kleine taken die je niet in je agenda inplant toch erg uit de hand blijken te lopen! Je krijgt zicht op welke taken energievreters zijn, welke taken uitbesteed kunnen worden en welke opdrachten net wat extra aandacht mogen krijgen.

Deze informatie zal je ontzettend helpen om je tijdvaardigheid bij te sturen en beslissingen te nemen om baas te worden, zijn én blijven van je werktijd! De bekendste: Toggl, FunkyTime, Harvest.

2. Altijd bereikbaar?

Neen, je wil niet altijd bereikbaar zijn. Je wil vooral een keertje nièt bereikbaar zijn en je computer thuislaten. Maar als het dan toch nodig is, dan wil je wél bij je werk en je bestanden kunnen.

Ik werk zowel met Dropbox als met Google Drive. Voor een luttel bedrag per maand heb ik zowat een hele server voor mij alleen. Ik gebruik het dus zeker niet om af en toe ‘iets te delen’. Mijn hele hebben en houden staat in de cloud. Vanop iedere computer, in elk land en op eender welke tijd kan ik aan mijn hele zakelijke bestaan.

Door je bestanden online te bewaren kan je niet alleen overal aan je bestanden, je hebt ineens ook een uitstekende back-up voor als je een koffie over je computer uitgiet! De bekendste: Google Drive, Dropbox, OneDrive

3. Gedaan met losse eindjes

Post-its, schriftjes, papiertjes en vodjes. Je kent ze wel, ze slingeren rond op je bureau, liggen naast je nachttafel of plakken op je koelkast.  Vind je het tijd om dit voor eens en voor altijd op één plaats bij te houden? Meet Evernote! Het digitaal notitieboek om al je wilde ideeën verzameld te krijgen: in nota’s en notitieboeken onder te brengen of neer te pennen.

Vanaf nu kan je alles verzamelen wat belangrijk is. Met de Evernote Clipper knip je artikelen van het internet, je maakt aantekeningen tijdens een meeting, of je maakt foto’s om de fysieke en digitale gegevens van je projecten altijd bij te houden. Neen, je hoeft je bestaande post-its niet over te typen, neem er gewoon een foto van en voeg een tag toe!

Nu heb je één grote vergaarbak. Het beste nieuws is dat er eigenlijk geen noodzaak is om dit te ordenen. Het kàn wel, zo kan je bijvoorbeeld notities met eenzelfde thema onderbrengen in een notitieboek. Maar het hoèft dus niet. Evernote is uitgerust met een fantastische zoekfunctie.

Bijvoorbeeld: je hebt artikels over marketing vanop het internet bewaard in Evernote notities. Je hebt er nog geen marketing-notitie-boek van gemaakt. Je wil graag dat artikel over SEO lezen en je weet dat je ‘ergens’ hebt bewaard. Niet getreurd: Typ ’ SEO’ in het zoekveld en alle artikelen waar het woord SEO in voorkomt verschijnen.

Tot slot

Ik weet het, je wordt met tools om de oren geslagen. Het is niet eenvoudig om te beslissen met welke je aan de slag gaat om je werkdag effectief verder vorm te geven.

Als ik dan toch nog één tip mag geven: kies en blijf bij je keuze.

Het is zinloos om telkens de nieuwste tool in te schakelen en een andere los te laten. Verdiep je in het systeem dat je hebt gekozen om je werk en tijd te optimaliseren.

En vergeet niet … ook het gebruik van tools is niet idiot-proof. We zijn geen robots en ik hoop dat ook nooit te worden.

Meer lezen?

In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve processen van cruciaal belang. Niet enkel voor het behalen van succes en het stimuleren van groei. Het creëert overzicht en rust voor jou, ondernemer. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen van een gestroomlijnde zakelijke administratie.

• Tijdsbesparing: Een efficiënt administratief proces bespaart kostbare tijd. Door overbodige stappen te elimineren en workflows te optimaliseren, kan jij of je team zich richten op belangrijkere taken. Dit leidt tot een verbeterde productiviteit en geeft ruimte om je te concentreren op strategische doelen en groei-initiatieven.

• Kostenreductie: Het optimaliseren van administratieve processen gaat hand in hand met kostenreductie. Minder stappen zetten, minder fouten maken of tijdrovende oplossingen bedenken leidt tot lagere operationele kosten. Bovendien kan het gebruik van geautomatiseerde tools en software de behoefte aan manuele tussenkomst verminderen, wat op lange termijn financiële voordelen oplevert.

• Verbeterde nauwkeurigheid: Een gestroomlijnde zakelijke administratie vermindert het risico op fouten. Het gebruik van de juiste software minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van gegevensinvoer en rapportage. Dit is vooral cruciaal bij financiële administratie, waar precisie essentieel is.

• Snellere besluitvorming: Met real-time toegang tot accurate informatie kunnen ondernemers zoals jij beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dit is van onschatbare waarde in een zakelijke omgeving.

• Verbeterde klantenservice: Een gestroomlijnde administratie betekent ook dat klantgerichte processen effectiever worden beheerd. Klantenvragen kunnen sneller worden afgehandeld, facturatie verloopt vlotter en klanttevredenheid neemt toe. Dit draagt bij aan het behoud van bestaande klanten en het aantrekken van nieuwe.

• Compliance en risicobeheer: Goed georganiseerde administratieve processen dragen bij aan naleving van wet- en regelgeving. Een geoptimaliseerde administratie zorgt ervoor dat alle processen in lijn zijn met de geldende regelgeving.

Door te streven naar een gestroomlijnde zakelijke administratie, leg je de basis voor duurzaam succes en groei in het competitieve KMO-landschap. Een administratief bedrijfsproces opzetten, in kaart brengen of bijsturen noemen wij ‘Workflow Design’. We pluggen daarvoor tijdelijk in als procesbegeleider in je organisatie.

We laten het liever niet klinken als ‘consultancy’ en we zijn al zeker niet vertrokken voor een lang en duur traject. We zijn met stip op één pragmatisch: gericht op praktische resultaten en effectiviteit. Hoe vaak kregen we al niet het compliment: ‘Bedankt om ons administratief proces zo overzichtelijk in kaart te brengen, we kunnen weer verder. Wij blij natuurlijk 🙂

Of bel ons op, we luisteren!