Er staat vakantie voor de deur, of dat wens ik je toch toe …
Het recht op deconnecteren bestaat sinds 2017 in Frankrijk. In ons land genieten ambtenaren sinds februari 2022 van het deconnectierecht. Leuk voor hen, hoor ik je denken, maar ik ben ondernemer! En dat ben ik ook. Telkens is het oefenen om er écht de stekker uit te trekken. Maar ondertussen verzamelde ik een heel aantal tips & tricks die écht werken. Ik deel graag mijn top 6 met je!
1. Kondig je vakantie tijdig aan
Ook al zou je er misschien stiekem tussenuit willen knijpen, kondig je vakantie tijdig aan. Je kan het laten vallen in een gesprek of bij het opmaken van een planning. Ik wijs mijn contacten erop door het 14 dagen op voorhand al in mijn e-mailhandtekening te zetten.
2. Stel je Out of Office goed in
Je laatste to do’s zijn afgevinkt en je kan met een gerust hart je Out of Office instellen. Het is vooral de eerste dag nà je afwezigheid die voor grote drukte kan zorgen. Ik plak er altijd een dagje aan, zo is mijn eerste werkdag de dag waarop ik in alle rust mails kan wegwerken en een stevige planning kan opmaken voor het werk dat zich heeft verzameld. Een out of office wil écht zeggen dat je er niet bent. Ga dan ook niet alsnog reageren op e-mails. Zo creëer je verwachten. Je contacten zullen denken dat je altijd en overal bereikbaar bent.
3. Toch af en toe in je mailbox duiken 😉
Ben je een diehard die het niet kan laten om tijdens een vakantieperiode toch in je inbox te loeren? Herkenbaar … zeker als ondernemer. De truc is om dit goed af te bakenen. Via je Out of Office kan je laten weten dat je bv. op vrijdag je mails leest. Wil je een slim ritme dan raad ik aan op dinsdag en vrijdag je mailbox na te kijken. De mail die je op dinsdag beantwoordt heeft dan mogelijk op vrijdag een vervolg. Met deze manier van werken hou je je communicatiestroom in bedwang én behapbaar.
4. Spreek een OoO in op je voicemail
Zelf ben ik niet zo’n beller en ik word weinig opgebeld. Een Out of Office op je voicemail zetten is een optie en misschien voor jou de moeite? De beller begrijpt ineens de reden waarom je niet opneemt én je kan instructies geven voor als er écht een probleem zou zijn. Bv. ‘mijn collega is beschikbaar’ of ‘laat een bericht in uiterste nood’.
5. Haal tijdelijk je e-mailaccount van je telefoon
Ongetwijfeld heb je in de vakantie je smartphone wel eens vast. Om een foto te nemen, de weg naar het museum op te zoeken of een treinticket aan te schaffen. Het gevaar van het socialemediatreintje schuilt om de hoek. Je start bij de app van de NMBS, klikt verder naar Instagram en voor je het weet zit je in je mailbox. Durf jij je e-mailapplicatie tijdens je vakantie van je smartphone te gooien? De app verschuiven naar het laatste tabblad van je telefoon kan ook al een hele hulp zijn om te deconnecteren. Ik geef toe dat ik het liever zelf op die manier aanpak :).
6. Zet meldingen uit
Ik hoop stilletjes dat de meldingen op je telefoon al làng geleden zijn uitgezet. Opspringende herinneringen, rode bolletjes en andere bliepjes. Zet ze uit. Het is je FOMO (Fear of Missing Out) die om de hoek schuilt. Leve de JOMO (Joy of Missing Out)!
Het helpt als je je professionele context bewust maakt van hoe je graag communiceert. Ik zwaai 2022 graag uit met de communicatiematrix. De communicatiematrix is een goede manier om jezelf en anderen op weg te zetten in de communicatiechaos. Ik was erg enthousiast bij het horen en zien van dit filmpje. Met eenvoudige afspraken maak je het verschil. Zet je het op je lijstje met goede voornemens
Voor nu wens ik je een mooi eindejaar, vakantie om je zonnepanelen op te laden zodat je in 2023 weer kan schitteren.
Meer lezen?
Een administratief procesbegeleider voor elke ondernemer!
In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve...
Genderbewust schrijven: meer dan voornaamwoorden alleen
Inclusief schrijven is hot. En terecht. Een van de aandachtspunten daarbij is gender. Ons Nederlands is een taal met...
Communiceer jij synchroon of eerder asynchroon
Modern communiceren is snel communiceren. Dat geldt voor communiceren met klanten, samenwerken aan een project, je...
In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve processen van cruciaal belang. Niet enkel voor het behalen van succes en het stimuleren van groei. Het creëert overzicht en rust voor jou, ondernemer. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen van een gestroomlijnde zakelijke administratie.
- Tijdsbesparing: Een efficiënt administratief proces bespaart kostbare tijd. Door overbodige stappen te elimineren en workflows te optimaliseren, kan jij of je team zich richten op belangrijkere taken. Dit leidt tot een verbeterde productiviteit en geeft ruimte om je te concentreren op strategische doelen en groei-initiatieven.
- Kostenreductie: Het optimaliseren van administratieve processen gaat hand in hand met kostenreductie. Minder stappen zetten, minder fouten maken of tijdrovende oplossingen bedenken leidt tot lagere operationele kosten. Bovendien kan het gebruik van geautomatiseerde tools en software de behoefte aan manuele tussenkomst verminderen, wat op lange termijn financiële voordelen oplevert.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Een gestroomlijnde zakelijke administratie vermindert het risico op fouten. Het gebruik van de juiste software minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van gegevensinvoer en rapportage. Dit is vooral cruciaal bij financiële administratie, waar precisie essentieel is.
- Snellere besluitvorming: Met real-time toegang tot accurate informatie kunnen ondernemers zoals jij beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dit is van onschatbare waarde in een zakelijke omgeving.
- Verbeterde klantenservice: Een gestroomlijnde administratie betekent ook dat klantgerichte processen effectiever worden beheerd. Klantenvragen kunnen sneller worden afgehandeld, facturatie verloopt vlotter en klanttevredenheid neemt toe. Dit draagt bij aan het behoud van bestaande klanten en het aantrekken van nieuwe.
- Compliance en risicobeheer: Goed georganiseerde administratieve processen dragen bij aan naleving van wet- en regelgeving. Een geoptimaliseerde administratie zorgt ervoor dat alle processen in lijn zijn met de geldende regelgeving.
Door te streven naar een gestroomlijnde zakelijke administratie, leg je de basis voor duurzaam succes en groei in het competitieve KMO-landschap. Een administratief bedrijfsproces opzetten, in kaart brengen of bijsturen noemen wij ‘Workflow Design’. We pluggen daarvoor tijdelijk in als procesbegeleider in je organisatie.
We laten het liever niet klinken als ‘consultancy’ en we zijn al zeker niet vertrokken voor een lang en duur traject. We zijn met stip op één pragmatisch: gericht op praktische resultaten en effectiviteit. Hoe vaak kregen we al niet het compliment: ‘Bedankt om ons administratief proces zo overzichtelijk in kaart te brengen, we kunnen weer verder. Wij blij natuurlijk 🙂
