Laten we er even van uitgaan dat je een drukbezette ondernemer, zaakvoerder, medewerker of freelancer bent.
Het is niet eenvoudig om baas te zijn, en te blijven, over je eigen agenda. De to do’s stapelen zich op, je hebt verschillende projecten lopen en ziet even door het bos de bomen niet meer.
Gelukkig is er Stephen Covey!
Covey creëerde een allereenvoudigst hulpmiddel om wat op je bord ligt slim in te delen en aan te pakken: de prioriteiten-matrix. In een handomdraai geschetst om te beslissen met welke taak je start.
Teken 2 assen en verdeel deze in 4 kwadranten.
- Belangrijk en urgent
- Belangrijk en niet urgent
- Niet belangrijk en urgent
- Niet belangrijk en niet urgant
Neem nu je to do-lijst bij de hand en geef al je to do’s een plaatsje in één van de 4 kwadranten.
Enkele voorbeelden om mee te proberen
- een willekeurig You-Tube filmpje bekijken
- het saldo van je btw betalen voor de vervaldag
- bellen naar Telenet die je internet heeft afgesloten
- social media posts klaarzetten voor de komende maand
- een taart kopen voor een jarige collega omdat een andere collega dit vergat
Het mag duidelijk zijn dat de taken die in het vak belangrijk én urgent als eerste worden uitgevoerd ☺. Het zijn brandjes die geblust moeten worden, acute problemen die om een oplossing vragen en andere zaken die niet kunnen wachten. Bijvoorbeeld zorgen dat je internet terug is aangesloten.
Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet urgent
Om baas te worden over je eigen tijd is het de bedoeling om op termijn zoveel mogelijk in het tweede kwadrant te plaatsen. Hierin komen taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Je belangrijkste focus dus. Dit kwadrant maakt het mogelijk om te plannen en je eigen agenda de baas te zijn. Bijvoorbeeld het saldo betalen van je btw voor de vervaldag.
Tip 1: Je kan dit kwadrant als een ‘blok’ tijd in je agenda plaatsen en dit vullen in de loop van de week.
Kwadrant 3: Niet belangrijk maar wel urgent
In het derde kwadrant ben je iets aan het doen wat voor jou niet belangrijk is, maar wel urgent. Meestal is het urgent voor iemand anders! Je wordt bijvoorbeeld gestoord door mensen met vragen of de telefoon die gaat. Als je niet oplet en er teveel taken in kwadrant 3 zitten ben je vooral voor een ander bezig in plaats van voor jezelf. Een voorbeeld daarvan is de taart gaan kopen voor je jarige collega omdat een ander dit is vergeten.
Tip 2: tracht de urgentie van de opdracht in overleg te bepalen. Je krijgt zo de kans de opdracht naar het tweede kwadrant te verplaatsen. Hierdoor kan je het inplannen in je agenda.
Kwadrant 4: Niet-belangrijk en niet-urgent
De zaken die je in het vierde kwadrant hebt geplaatst zijn taken die weinig met je werk hebben te maken. Het zijn tijdverspillers als surfen en eindeloos doorklikken op internet, snel nog even kijken of iemand op facebook zijn status heeft ge-update etc. Blijf er zoveel mogelijk van weg tijdens je werkuren. Ze staan je productiviteit aardig in de weg. Dat willekeurig You-Tube filmpje dus …
Tot slot
Deze timemanagement-matrix is natuurlijk geen sluitende oplossing om steeds je tijd en opdrachten de baas te zijn. Een georganiseerde persoonlijkheid heeft geen model nodig en een chaoot zal snel terug buiten Covey’s lijnen lopen.
- Het is een aanzet om zicht te krijgen op wat er op je bord ligt en waar je mee aan de slag kan gaan als je het even niet meer weet.
- Daag jezelf uit en vraag je op een willekeurig moment van de dag eens af in welk kwadrant je aan de slag bent.
- Hou in je achterhoofd dat kwadrant 2 de planbare taken zijn. Ga je er niet mee aan de slag dan schuiven ze onverbiddelijk op naar het urgente kwadrant 1 en dan moet je brandjes blussen.
Meer lezen?
Een administratief procesbegeleider voor elke ondernemer!
In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve...
Genderbewust schrijven: meer dan voornaamwoorden alleen
Inclusief schrijven is hot. En terecht. Een van de aandachtspunten daarbij is gender. Ons Nederlands is een taal met...
Communiceer jij synchroon of eerder asynchroon
Modern communiceren is snel communiceren. Dat geldt voor communiceren met klanten, samenwerken aan een project, je...
In de dynamische wereld van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) is het optimaliseren van administratieve processen van cruciaal belang. Niet enkel voor het behalen van succes en het stimuleren van groei. Het creëert overzicht en rust voor jou, ondernemer. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen van een gestroomlijnde zakelijke administratie.
- Tijdsbesparing: Een efficiënt administratief proces bespaart kostbare tijd. Door overbodige stappen te elimineren en workflows te optimaliseren, kan jij of je team zich richten op belangrijkere taken. Dit leidt tot een verbeterde productiviteit en geeft ruimte om je te concentreren op strategische doelen en groei-initiatieven.
- Kostenreductie: Het optimaliseren van administratieve processen gaat hand in hand met kostenreductie. Minder stappen zetten, minder fouten maken of tijdrovende oplossingen bedenken leidt tot lagere operationele kosten. Bovendien kan het gebruik van geautomatiseerde tools en software de behoefte aan manuele tussenkomst verminderen, wat op lange termijn financiële voordelen oplevert.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Een gestroomlijnde zakelijke administratie vermindert het risico op fouten. Het gebruik van de juiste software minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van gegevensinvoer en rapportage. Dit is vooral cruciaal bij financiële administratie, waar precisie essentieel is.
- Snellere besluitvorming: Met real-time toegang tot accurate informatie kunnen ondernemers zoals jij beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dit is van onschatbare waarde in een zakelijke omgeving.
- Verbeterde klantenservice: Een gestroomlijnde administratie betekent ook dat klantgerichte processen effectiever worden beheerd. Klantenvragen kunnen sneller worden afgehandeld, facturatie verloopt vlotter en klanttevredenheid neemt toe. Dit draagt bij aan het behoud van bestaande klanten en het aantrekken van nieuwe.
- Compliance en risicobeheer: Goed georganiseerde administratieve processen dragen bij aan naleving van wet- en regelgeving. Een geoptimaliseerde administratie zorgt ervoor dat alle processen in lijn zijn met de geldende regelgeving.
Door te streven naar een gestroomlijnde zakelijke administratie, leg je de basis voor duurzaam succes en groei in het competitieve KMO-landschap. Een administratief bedrijfsproces opzetten, in kaart brengen of bijsturen noemen wij ‘Workflow Design’. We pluggen daarvoor tijdelijk in als procesbegeleider in je organisatie.
We laten het liever niet klinken als ‘consultancy’ en we zijn al zeker niet vertrokken voor een lang en duur traject. We zijn met stip op één pragmatisch: gericht op praktische resultaten en effectiviteit. Hoe vaak kregen we al niet het compliment: ‘Bedankt om ons administratief proces zo overzichtelijk in kaart te brengen, we kunnen weer verder. Wij blij natuurlijk 🙂
