ALGEMENE VOORWAARDEN
Artikel 1: Definities
“Algemene voorwaarden” betekent deze algemene voorwaarden.
“Bijzondere voorwaarden” betekent de bijzondere voorwaarden afgesloten tussen de Gebruiker-opdrachtgever en Yelski. Deze bijzondere voorwaarden kunnen bijv. worden weergegeven in een bestelbon of een offerte.
“Yelski” is een handelsnaam van en valt gelijk te stellen met BV Virtual Assistance, met maatschappelijke zetel te 3010 Leuven, August Vermeylenlaan 2A, BTW BE0842.137.370.
“Gebruiker-opdrachtgever” is elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die beroep wenst te doen op de Diensten van Yelski en hiertoe een Overeenkomst afsluit met Yelski.
“Diensten” duidt op de door Yelski voorziene / aangeboden diensten zoals die worden opgenomen in de Overeenkomst. De diensten van Yelski kunnen omvatten: administratieve support, strategisch advies over de administratieve processen van de Gebruiker-opdrachtgever, opleidingen in administratie of aanverwanten. Yelski is gespecialiseerd in deze diensten.
“Overeenkomst” betekent de overeenkomst die tot stand komt tussen de Gebruiker-opdrachtgever en Yelski, omvattende de Algemene Voorwaarden en de Bijzondere Voorwaarden.
“Partijen” duidt op Yelski en de Gebruiker-opdrachtgever samen.
“Partij” duidt al naargelang de context op Yelski, dan wel de Gebruiker-Opdrachtgever.
Artikel 2: Toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden en de Bijzondere Voorwaarden op de Overeenkomst
De rechtsverhouding tussen Yelski en de Gebruiker-opdrachtgever wordt beheerst door onderhavige Algemene Voorwaarden en de eventuele Bijzondere Voorwaarden, samen de Overeenkomst.
De Overeenkomst vernietigt en vervangt alle schriftelijke of mondelinge contracten, voorstellen en verbintenissen die betrekking hebben op hetzelfde voorwerp en die aan de datum van het sluiten van de Overeenkomst zouden voorafgaan. De Overeenkomst heeft voorrang op de algemene en/of andere voorwaarden van de Gebruiker-opdrachtgever, zelfs indien deze bepalen dat zij als enige gelden. Afwijkingen ten opzichte van de Overeenkomst zijn slechts mogelijk na voorafgaande en schriftelijke toestemming van Yelski. Yelski behoudt zich het recht voor om de bepalingen van de Overeenkomst te wijzigen.
Artikel 3: Uitoefening van de Diensten
Yelski verbindt er zich toe om voor de uitvoering van de Diensten ervaren personen en het nodige materieel in te zetten, alsook deze uitvoering nauwkeurig en getrouw te vervullen, op een eenvormige en regelmatige wijze.
De aan Yelski opgedragen – en door haar aanvaarde – opdrachten brengen geen enkele band van ondergeschiktheid tussen haar aangestelden enerzijds en de Gebruiker-opdrachtgever anderzijds tot stand.
Yelski deelt haar activiteiten naar eigen goeddunken in en beschikt zelfstandig over haar tijd, zonder dat zij en/of haar aangestelden uit dien hoofde tot enige verantwoording tegenover de Gebruiker-opdrachtgever gehouden zijn. Indien de uitvoering van de Diensten de aanwezigheid van Yelski of haar aangestelden op de kantoren van de Gebruiker-opdrachtgever vereist, zal Yelski de Gebruiker-opdrachtgever een beschikbaarheid tijdens de gebruikelijke kantooruren van de Gebruiker-opdrachtgever volgens de gemaakte afspraken garanderen om de Diensten naar behoren uit te voeren.
Wanneer Yelski één of meerdere werknemers, aangestelden of zelfstandigen met de uitvoering van de Overeenkomst gelast, worden hun werkzaamheden door een verantwoordelijke van Yelski opgevolgd en indien van toepassing, gecontroleerd. Onder geen beding beschikt de Gebruiker-opdrachtgever of zijn aangestelden ten aanzien van de werknemers of aangestelden van Yelski over enige vorm of gedeelte van werkgeversgezag, zodat hij of zijn aangestelde(n) hen noch instructies of bevelen kan geven, noch over hen enige controle of toezicht kunnen uitoefenen. Dit laatste doet evenwel geen afbreuk aan de mogelijkheid van de Gebruiker-opdrachtgever om richtlijnen met betrekking tot de regels inzake welzijn op het werk te geven en/of richtlijnen die betrekking hebben op de uitvoering van de Overeenkomst die de Gebruiker-opdrachtgever met Yelski bindt.
Voor zover de Gebruiker-opdrachtgever richtlijnen zou geven in verband met de uitvoering van de Diensten, zullen deze louter strekken tot de effectieve uitvoering van de contractuele afspraken, zonder in te grijpen op de wijze van de uitvoering van de Overeenkomst, aangezien Yelski daar zelf exclusief over beslist.
Alle documenten en briefwisseling tussen Partijen dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk werkinstrument om Partijen toe te laten hun opdracht conform hun verbintenissen uit te voeren.
Artikel 4: Omkadering en context van de Diensten
De van Yelski gevraagde Diensten zullen uitgevoerd worden binnen een per opdracht overeen te komen termijn.
Partijen zullen elkaar inlichten omtrent iedere moeilijkheid die de stipte uitvoering van de Diensten kan verstoren en aan elkaar elke inlichting verstrekken die de uitvoering van de opdrachten kan vergemakkelijken.
Yelski zal de Diensten uitvoeren volgens haar eigen wensen en inzichten, doch rekening houdend met de specificaties haar door de Gebruiker-opdrachtgever verstrekt.
Met het oog op de succesvolle uitvoering van de Overeenkomst zal door de Gebruiker-opdrachtgever aan Yelski alle redelijke medewerking worden verleend, o.m. inzake de terbeschikkingstelling van alle vereiste informatie en inzake de terbeschikkingstelling van de infrastructuur, indien dit nodig blijkt.
Yelski van haar kant zal bij de uitvoering van de Diensten al haar know-how ter beschikking stellen om de Diensten volgens de regels van de kunst uit te voeren, zoals het een gespecialiseerde en “goed” dienstverlener past.
Yelski is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Yelski is uitgegaan van door of namens de Gebruiker-opdrachtgever verstrekte onjuiste en / of onvolledige gegevens.
Indien Yelski aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is haar aansprakelijkheid beperkt tot maximaal tweemaal de factuurwaarde van de Diensten waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. De aansprakelijkheid van Yelski ten opzichte van Gebruiker-opdrachtgever is in ieder geval beperkt tot het bedrag van de door haar verzekeraar gedane uitkering.
Yelski is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Zij is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen maar niet beperkt tot: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
Artikel 5: Vergoeding, betalingstermijn en kosten
De vergoeding voor de Diensten wordt opgenomen in de Overeenkomst.
Yelski herziet jaarlijks in december het tarief voor prestaties en voor de projectmanagement fee en behoudt zich het recht voor een prijsstijging te voorzien van 3%. De Opdrachtgever wordt hierover geïnformeerd in de maand voor de prijsstijging ingaat.
Prijs- en andere vermeldingen in folders, offertes of andere publicaties van Yelski, binden Yelski niet behalve indien schriftelijk een geldigheidsduur wordt vermeld.
Elke betalingsuitnodiging of factuur van Yelski moet door de Gebruiker-opdrachtgever uiterlijk 30 dagen na factuurdatum worden voldaan. Betwistingen, conform artikel 7 van onderhavige Algemene Voorwaarden, van het gefactureerde bedrag of omtrent de uitvoering van de Diensten, schorten de betalingsverplichting van de Gebruiker-opdrachtgever niet op.
Indien de Gebruiker-opdrachtgever nalaat de factuur binnen de hierboven vermelde termijn te betalen zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een conventionele verwijlintrest van 1 % per maand op het niet-betaalde bedrag beginnen lopen tot op moment van de voldoening van het nog verschuldigde bedrag.
Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten, die Yelski dient te maken ingevolge de niet-nakoming van de betalingsverplichting door de Gebruiker-opdrachtgever, komen ten laste van de Gebruiker-opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minstens 15% van het verschuldigde bedrag met een minimum van € 75,00.
Artikel 6: Opzegging/annulering
Voor administratieve support
Elke Partij kan op ieder ogenblik de Overeenkomst in het kader van administratieve support schriftelijk beëindigen door voorafgaandelijk een schrijven te richten aan de andere Partij, met inachtneming van een opzegperiode van 30 dagen. De opzegperiode neemt aanvang de eerste maandag na de melding van beëindiging van de overeenkomst.
In de mate dat de beëindigende Partij een te korte opzegtermijn in acht zou nemen, zal zij een verbrekingsvergoeding moeten betalen aan de andere Partij die overeenstemt met de niet gerespecteerde, resterende duur van de opzegtermijn.
Voor opleidingen in administratie en aanverwanten alsook voor advies over de organisatie van administratieve processen
Elke Partij kan op ieder ogenblik de Overeenkomst schriftelijk beëindigen door voorafgaandelijk een schrijven te richten aan de andere Partij. Annuleren is kosteloos tot 6 weken voor aanvang van de Diensten.
Bij annulering minder dan 6 weken voor aanvang van de opleiding of het adviestraject is er een annuleringskost van 50% van de prijs voor de Diensten zoals vermeld in de Overeenkomst. Bij annulering minder dan 3 weken voor aanvang van de opleiding is er een annuleringskost van 75% van de prijs voor de Diensten zoals vermeld in de Overeenkomst. Bij annulering minder dan 2 weken voor aanvang van de opleiding of het adviestraject is er een annuleringskost van 100% van de prijs voor de Diensten zoals vermeld in de Overeenkomst.
Een annulering is slechts geldig als ze schriftelijk gebeurt en na ontvangstmelding van Yelski.
Wijzigingen in de uitvoeringsdata van In house opleidingen of advies over de organisatie van administratieve processen zijn kosteloos tot 6 weken voor de voor aanvang van de Diensten. Bij wijzigingen minder dan 6 weken voor aanvang van deze Diensten wordt een meerprijs van 15% aangerekend op het tarief zoals vermeld in dit contract. Bij wijzigingen minder dan 2 weken voor aanvang van het project wordt een meerprijs van 35% aangerekend op de prijs voor de Diensten zoals vermeld in de Overeenkomst.
Een wijziging is slechts geldig als ze schriftelijk gebeurt en na ontvangstmelding en akkoord van Yelski.
Algemeen geldt dat onverminderd de overige bepalingen van de Overeenkomst, de Overeenkomst te allen tijde en zonder rechterlijke tussenkomst door elk van beide Partijen en mits aangetekend schrijven, beëindigd kan worden in geval van uitzonderlijke omstandigheden, bedrog, grove of opzettelijke fout, of ernstige nalatigheid gepleegd door een Partij. In geval van dergelijke beëindiging zal de Overeenkomst onmiddellijk en van rechtswege en zonder rechterlijke tussenkomst beëindigd worden, zonder termijn noch vergoeding, onverminderd het recht van de verbrekende Partij om een schadevergoeding te eisen.
Tenzij anders vermeld, zal het aangetekend schrijven uitwerking hebben de dag van de verzending zelf.
Onder grove fout wordt o.m. verstaan een fout die zo ernstig is dat Partijen weten of behoren te weten dat zij schade zal veroorzaken aan de andere Partij of die een miskenning inhoudt van contractuele verplichtingen waaraan Partijen een groot belang mogen hechten omdat ze tot de essentie van de Overeenkomst behoren. Zulke verplichtingen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het confidentialiteitsbeginsel, de niet-afwervingsclausule, de betaling door de Partijen binnen de in de Overeenkomst vastgestelde termijnen.
Partijen komen overeen dat ondermeer volgende omstandigheden dienen beschouwd te worden als uitzonderlijke omstandigheden: het faillissement, de ontbinding van een Partij of overmacht. Als overmacht wordt onder meer beschouwd zonder beperkt te zijn tot:
Technische problemen, zoals een crash of black-out van een informaticasysteem, infectie van de software door een virus,…
De onbeschikbaarheid van Yelski of haar aangestelde. Indien Yelski onverwacht geen beroep meer kan doen op de aangestelde aan wie zij het uitvoeren van de Diensten heeft toevertrouwd en Yelski kan aantonen dat zij alle redelijke maatregelen heeft genomen om in een vervanger te voorzien en hierbij zonder resultaat is gebleven, kan deze onbeschikbaarheid worden beschouwd als overmacht.
Deze lijst is geenzins limitatief.
Bij de beëindiging van de Overeenkomst zal elk van beide Partijen alle materiaal en bezittingen teruggeven die aan de andere Partij toebehoren en die werden overgemaakt met het oog op de uitvoering van de Diensten.
Artikel 7: Betwistingen
Bij betwistingen omtrent de verrichte Diensten en/of het gefactureerde bedrag, dient de Gebruiker-opdrachtgever binnen de 8 dagen na het einde van de Overeenkomst, dan wel binnen de 8 dagen na de vaststelling van het gebrek indien de Gebruiker-opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijze niet kon ontdekken binnen de 8 dagen na het einde van de Overeenkomst, Yelski van het gebrek op de hoogte te brengen.
Indien het vastgestelde gebrek een gegronde klacht uitmaakt, heeft Yelski de keuze tussen de aanpassing van het in rekening gebrachte factuurbedrag, of het kosteloos verbeteren, of het opnieuw verrichten van de afgekeurde Diensten, of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de Diensten tegen een restitutie naar evenredigheid van door Gebruiker-opdrachtgever reeds betaalde vergoedingen voor de diensten.
Indien Yelski niet conform het bovenstaande tijdig van een klacht op de hoogte wordt gebracht, vervallen alle rechten van Gebruiker-opdrachtgever in verband met de betwisting.
Artikel 8: Niet-exclusiviteit
Partijen aanvaarden dat er in hoofde van Yelski ten aanzien van de Gebruiker-opdrachtgever geen exclusiviteitsverplichting bestaat. Er wordt, voor zover als nodig, uitdrukkelijk aanvaard en erkend dat Yelski evenzeer opdrachten van derden tot het verlenen van de Diensten kan aanvaarden, zonder dat dit uiteraard de correcte en loyale uitvoering van de voor de Gebruiker-opdrachtgever aanvaarde opdrachten in gedrang mag brengen.
Dit houdt tevens in dat Yelski en haar aangestelden zich er enerzijds van zullen onthouden om tijdens de looptijd van de Overeenkomst enige activiteit uit te oefenen die rechtstreeks of onrechtstreeks schade kan berokkenen aan de Gebruiker-opdrachtgever.
Anderzijds mag de Gebruiker-opdrachtgever naar eigen goeddunken gebruikmaken van de diensten van andere dienstverleners die soortgelijke diensten kunnen verlenen als de Diensten van Yelski aan de Gebruiker-opdrachtgever, zonder evenwel afbreuk te doen aan de bestaande samenwerkingsmodaliteiten.
Artikel 9: Niet-afwerving
De Gebruiker-opdrachtgever verbindt er zich toe gedurende de uitvoering van de Overeenkomst en gedurende een periode van 12 maanden na het einde van de Overeenkomst, geen personeelsleden of aangestelden van Yelski in dienst te nemen of ze door haar bemiddeling in dienst te laten nemen door derden.
In het geval de Gebruiker-opdrachtgever de verplichting van onderhavig artikel zou schenden, is de Gebruiker-opdrachtgever aan Yelski een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten bedrage van € 10.000,00, ongeacht het recht van Yelski om een hogere schadevergoeding te eisen, indien zij het bewijs kan leveren van haar concrete schade.
Op basis van een afkoopsom kan van bovenstaande worden van afgeweken. Een afkooppercentage van 18 % zal worden toegepast volgens berekeningswijze: (marge/u) x 40 (gemiddeld aantal inzetbare uren per week) x 4,33 (gemiddeld aantal weken per maand) x 24 (aantal maanden waarvan verwacht wordt dat freelancer nog voor Yelski zou werken).
Artikel 10: Confidentialiteit
Partijen verbinden zich ertoe en maken zich sterk voor de personen die zij bij de uitvoering van de Overeenkomst betrekken dat, zowel tijdens de duur van de Overeenkomst als daarna, noch zijzelf, noch hun aandeelhouders, vennoten, bestuurders, zaakvoerders of personeelsleden noch de personen die als aangestelde of personeel van de Partijen zijn opgetreden, aan derden enige informatie zullen bekendmaken, gebruiken of verspreiden die niet tot het publiek domein behoort en waarvan zij kennis zouden hebben gekregen naar aanleiding van hun contacten met de andere Partij, hun dochtervennootschappen of de met hen verbonden ondernemingen, tenzij een wettelijke verplichting tot bekendmaking zou bestaan.
Als confidentiële informatie wordt in het bijzonder beschouwd, zonder dat deze opsomming evenwel limitatief is: alle informatie die confidentieel is uit haar aard, alle tekeningen, formules, specificaties, boeken, software, handleidingen, dagelijkse rapporten, notulen van vergaderingen, kasboeken en rekeningen, bedrijfs-, handels- en productiegeheimen, mondelinge of schriftelijke gegevens met betrekking tot de bedrijfsmethodes, -procédés, -technieken of uitrusting van de Partij, haar moederonderneming, dochtermaatschappijen of bijkantoren, de identiteit van de klanten, leveranciers, distributeurs en dienstverleners van de Partij, haar moederonderneming, dochtermaatschappijen of bijkantoren en eventueel andere informatie met betrekking tot dergelijke klanten, leveranciers, distributeurs en dienstverleners, ongeacht of de betrokken informatie al dan niet uitdrukkelijk door de andere Partij als confidentieel werd aangewezen. (Hierna genoemd: de “Confidentiële Informatie”)
Indien Partijen of de personen die zij bij de uitvoering van de Diensten betrekken, deze confidentialiteitsverplichting overtreden, zal de Overeenkomst onmiddellijk een einde nemen en is de overtredende Partij gehouden aan de andere Partij een forfaitaire vergoeding te betalen gelijk aan 10.000,00 EUR per inbreuk, dit onverminderd het recht van de schadelijdende Partij om een hogere schadevergoeding te eisen, mits zij het bestaan en de omvang van de schade bewijst.
Artikel 11: Intellectuele eigendomsrechten en licenties
De Gebruiker-opdrachtgever erkent en Partijen bevestigen dat alle documenten en voorwerpen ontwikkeld door Yelski in de uitvoering van de Overeenkomst de exclusieve eigendom van Yelski zijn.
Alle Confidentiële Informatie en alle belangen van Yelski in merken, computerprogramma’s, klanteninformatie, klantenlijsten, werknemerslijsten, producten, procedures, know how, auteursrechten, patenten en ontwikkelingen door Yelski als resultaat van of in verband met de prestaties in uitvoering van de Overeenkomst, zullen haar eigendom worden of blijven. De Gebruiker-opdrachtgever zal op eerste verzoek van Yelski alle dergelijke daden stellen die Yelski redelijkerwijze mag verwachten met het oog op het vestigen van al haar rechten.
Hoewel de intellectuele eigendomsrechten bij Yelski blijven, verleent Yelski op de door haar in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst ontwikkelde producten (bijvoorbeeld: een berekeningswijze in Microsoft Excel) een niet-exclusieve licentie aan de Gebruiker-opdrachtgever gedurende de periode waarvoor de Gebruiker-opdrachtgever dient te beschikken over het ontwikkelde product en enkel in de mate dit vereist is om de Gebruiker-opdrachtgever van het product gebruik te laten maken.
De licentie verleent de Gebruiker-opdrachtgever niet het recht om (1) op het product aan derden enig recht te verlenen, (2) het product te kopiëren, verkopen,verhuren, lenen, schenken, leasen, vergunnen, in sublicentie geven, verhandelen, bekendmaken of op een andere manier beschikbaar te maken aan derden, (3) het product te reproduceren, opnieuw te vervaardigen of op een andere manier te vermenigvuldigen, met uitzondering van de nodige back-up-kopieën bewaard binnen de lokalen van de Gebruiker-opdrachtgever, (4) (te proberen) het product te reverse-assembleren, reverse-compileren of reverse-engineeren, en (5) het product te gebruiken met het doel een product of enige andere methode of module te (helpen) ontwikkelen met de bedoeling (substantieel) dezelfde functie als (een deel van) zulk product uit te voeren. Het begrip “derden” omvat, zonder daartoe beperkt te zijn, moeder-, dochter-, zuster- of andere aanverwante vennootschappen van de Gebruiker-opdrachtgever.
Bij het einde van de termijn van de licentie zal de Klant alle originelen en kopieën van het product binnen de tien (10 ) werkdagen aan Yelski terugbezorgen en garanderen dat het product van zijn infrastructuur volledig verwijderd is en dat hij het product niet langer gebruikt.
Artikel 12: Kennisgeving
Alle kennisgevingen in verband met de Overeenkomst moeten schriftelijk en in het Nederlands gebeuren.
Voor beide Partijen geldt dat een kennisgeving geacht wordt geldig te zijn gedaan indien zij gebeurde via e-mail, onverminderd de bepalingen in de Overeenkomst die een aangetekend schrijven vereisen.
Artikel 13: Scheidbaarheid
Indien een bepaling in deze Overeenkomst geacht wordt geheel of gedeeltelijk onwettig, ongeldig of onafdwingbaar te zijn krachtens een toepasselijk recht van welke aard ook, wordt die bepaling geacht geen deel uit te maken van deze Overeenkomst en zal de rechtsgeldigheid, de geldigheid of de afdwingbaarheid van de resterende bepalingen van deze Overeenkomst niet worden aangetast.
Indien dergelijke onwettige, ongeldige of onafdwingbare bepaling de algehele aard van deze Overeenkomst aantast, moet elke Partij alle mogelijke inspanningen leveren om onmiddellijk te goeder trouw in een geldige vervangende bepaling te voorzien.
Artikel 14: Toepasselijk recht
De Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht.
Artikel 15: Bevoegde rechtbank
De rechtbanken van het arrondissement van Leuven zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van ieder geschil dat uit de Overeenkomst voortvloeit.